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08 Mai 2019

Operational Excellence – E2E-Optimierung von Reportingprozessen

Operational Excellence (OE) ist weiterhin oben auf der Agenda deutscher Energie- und Finanzunternehmen. Prozesse sollen effizienter durchgeführt werden und Mitarbeiter in den Themen & Tools von Operational Excellence geschult werden. Vermehrt in den Fokus rücken das Reporting, Finanzprozesse und das Datenmanagement. In diesen Prozessen sind oftmals mehrere Teams involviert und müssen Hand in Hand arbeiten, um einen zufriedenstellenden Output für interne oder externe Kunden zu erarbeiten. Dieser team-übergreifende Prozessfluss birgt jedoch Herausforderungen im Tagesgeschäft und nicht immer verlaufen die Reportingprozesse reibungslos.

Herausforderungen in teamübergreifenden Reportingprozessen:

  • Insbesondere in der Tages- und Monatsendverarbeitung (EoD / Month-End) sowie der Mittelfirstplanung liegen ambitionierte Zielzeiten vor, um Abschlüsse, Reports oder Inputdaten zu generieren und bereitzustellen.
  • Noch wichtiger als die Stabilität des Reporting-Zeitpunkts ist jedoch die Qualität: Die Daten müssen vollständig und konsistent sein.
  • In der Regel sind mehrere IT-Systeme involviert, die hohe Mengen an Daten verarbeiten und über Schnittstellen weitergeben. Diese Workflows stehen vor der Herausforderung, in einem komplexen Umfeld möglichst fehlerfrei zu operieren.
  • Unterschiedliche Systeme haben oftmals unterschiedliche System-Owner, was bedeutet, dass mehrere Teams am Prozessfluss mitwirken. Hier gestaltet sich die Kommunikation schwierig, wenn Verantwortlichkeiten und „Handshakes“ nicht klar definiert sind.

Um in einem solchen Umfeld Verbesserungen einzuleiten, empfiehlt sich ein E2E-Ansatz im Sinne von Operational Excellence. Aus allen beteiligten Teams werden die Prozessexperten zusammengezogen, um auf einer soliden Ist-Analyse übergreifend Verbesserungsansätze zu erarbeiten. Erfolgsentscheidend sind dabei ein ganzheitlicher Ansatz und die gezielte Zusammenführung aller beteiligten Teams.

Folgende Themenschwerpunkte sollten erfahrungsgemäß berücksichtigt werden, um Reportingprozesse E2E zu harmonisieren und nachhaltige Verbesserungen einzuleiten:

  • Wie in jeder Operational Excellence Initiative sollte man mit „Voice of the Customer“ starten, um die konkreten Anforderungen zu verstehen. Welche Reports / Daten sind wirklich notwendig und was ist eher „nice to have“? Hierdurch kann dann der richtige Fokus gesetzt werden und „Waste“ im Prozess vermieden werden.
  • Bei Reporting-Kennzahlen dürfen nicht nur operationale Zeiten im Fokus stehen – vielmehr gilt es auch, Qualitätskennzahlen zu definieren und in den Zielen zu verankern.
  • Insbesondere im Reportingumfeld ist die Stabilität der IT-Systeme und -Workflows erfolgsentscheidend. Die Reportingergebnisse stehen und fallen mit der IT-Performance und dem Monitoring dieser Workflows. Hierbei ist sicherzustellen, dass eine professionale Ursachenanalyse durchgeführt wird, wenn die Jobs nicht wie geplant durchlaufen und hohen Betreuungsaufwand verlangen.
  • Wenn mehrere Teams involviert sind, müssen alle Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sein. Dies gilt für den Regelprozess wie auch für Sonderszenarien, wenn Daten nicht wie geplant bereitstehen oder IT-Schnittstellen nicht harmonieren. Ein E2E-OE-Rollout kann die richtigen Tools bereitstellen und verankern.
  • In diesem Zusammenhang ist auch eine transparente und nachvollziehbare Prozessdokumentation zu erwähnen. Standardprozesse sind klar zu definieren und in einem zentralen Tool abzulegen, auf welches alle Teams Zugriff haben.
  • Schlussendlich ist zu empfehlen, dass sich die Teams ihre „internen“ Tätigkeiten gegenseitig vorstellen. Es gilt sicherzustellen, dass die Prozessbeteiligten genau wissen, was in den Nachbarteams durchgeführt wird, gebraucht wird und wie man sich gegenseitig am besten helfen kann. Transparenz und Wissensvermittlung sind als Mechanismus in der Organisation zu verankern.

Hier sind nur einige Ansätze und Erfolgsfaktoren aufgelistet; ein konkreter Initiativenplan hängt von der Situation vor Ort und den individuellen Schwachstellen der E2E-Prozesse ab und ist in einer Analysephase herauszuarbeiten. Baringa Partners hat in den letzten Jahren eine Vielzahl an vergleichbaren Projekten mit messbaren Verbesserungen in Energie- und Finanzunternehmen durchgeführt. Kommen Sie gerne auf uns zu, sollten Sie Fragen oder Anregungen zu diesem Thema haben.